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Office Manager:in (m/w/d)

Permanent employee, Full or part-time · Augsburg
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Deine Aufgaben
  • Verantwortung für den reibungslosen Ablauf des Office-Alltags
  • Organisation und Betreuung unseres neuen Standorts (Ausstattung, Ordnung, Prozesse)
  • Koordination externer Dienstleister, Lieferanten und Ansprechpartner
  • Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, Technik und Office-Ausstattung
  • Entlastung der Executive Assistant bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
  • Termin-, Meeting- und Reiseorganisation
  • Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Unterlagen
  • Unterstützung bei internen Events, Onboardings und Teamaktivitäten
  • Schnittstelle zwischen Management, Team und externen Partnern
Dein Profil
  • Du beherrschst neben der deutschen auch die englische Sprache fließend
  • Du bist organisationsstark und verfügst über eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
  • Du bist kommunikationsstark und hast ein hohes Maß an Serviceorientierung
  • Du hast eine positive Einstellung und Spaß an der Arbeit im Team und freust dich Neues zu erlernen
  • Du hast Freude daran, Dich und Deine Energie aktiv für den Erfolg des Unternehmens einzubringen
  • Idealerweise bringst du Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder Administration mit
  • Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen
Warum wir?
  • Unbefristete Festanstellung in einer zukunftssicheren Branche
  • Verantwortungsvolle Rolle mit Gestaltungsspielraum beim Aufbau des neuen Standorts
  • Ein kollegiales Umfeld mit flachen Hierarchien und offener Unternehmenskultur
  • Enge Zusammenarbeit mit Executive Assistant und Management
  • Flexible Arbeitszeiten und hybrides Arbeiten nach Absprache
  • 30 Tage Urlaub für eine ausgewogene Work-Life-Balance
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Über uns
Die Smart Cyber Security GmbH ist ein führendes Unternehmen im Bereich der Cybersicherheit, das maßgeschneiderte Sicherheitslösungen entwickelt. In Zusammenarbeit mit spezialisierten Partnern bietet sie Software zur automatisierten Abwehr von Cyberrisiken an, die auf die Anforderungen ihrer Kunden abgestimmt sind. Ziel ist es, Unternehmen aller Größen – insbesondere kleine und mittlere Betriebe – durch innovative Schutzmechanismen zuverlässig vor Cyberangriffen und Datenverlust zu bewahren.
Your mission

  • Ensure the smooth day-to-day operations of the office

  • Organize and manage our new office location (equipment, order, processes)

  • Coordinate and manage external service providers, suppliers, and key contacts

  • Order and oversee office supplies, technical equipment, and office infrastructure

  • Support and relieve the Executive Assistant with administrative and organizational tasks

  • Organize appointments, meetings, and business travel

  • Prepare and follow up on meetings, including the creation and compilation of materials

  • Support the planning and execution of internal events, onboarding processes, and team activities

  • Act as an interface between management, the team, and external partners

Your profile

  • You are fluent in both German and English

  • You have strong organizational skills and work in an independent and structured manner

  • You are a strong communicator with a high level of service orientation

  • You have a positive mindset, enjoy working in a team, and are eager to learn new things

  • You are motivated to actively contribute your energy and skills to the company’s success

  • Ideally, you have prior experience in office management, assistance, or administrative roles

  • You are confident in using common office applications

Why us?

  • Permanent employment in a future-proof industry

  • A responsible role with creative freedom in building and shaping our new office location

  • A collaborative environment with flat hierarchies and an open company culture

  • Close collaboration with the Executive Assistant and management team

  • Flexible working hours and hybrid work arrangements by agreement

  • 30 days of vacation for a healthy work-life balance

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About us
Smart Cyber Security GmbH is a leading company in the field of cybersecurity that develops customized security solutions. In collaboration with specialized partners, it provides software for the automated defense against cyber risks, tailored to the specific requirements of its customers. Its goal is to reliably protect companies of all sizes – especially small and medium-sized businesses – from cyberattacks and data loss through innovative protection mechanisms.
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