Office Manager:in (m/w/d)

Festanstellung, Voll- oder Teilzeit · Augsburg

Deine Aufgaben

Verantwortung für den reibungslosen Ablauf des Office-Alltags
Organisation und Betreuung unseres neuen Standorts (Ausstattung, Ordnung, Prozesse)
Koordination externer Dienstleister, Lieferanten und Ansprechpartner
Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, Technik und Office-Ausstattung
Entlastung der Executive Assistant bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
Termin-, Meeting- und Reiseorganisation
Vor- und Nachbereitung von Meetings inkl. Unterlagen
Unterstützung bei internen Events, Onboardings und Teamaktivitäten
Schnittstelle zwischen Management, Team und externen Partnern

Dein Profil

Du beherrschst neben der deutschen auch die englische Sprache fließend
Du bist organisationsstark und verfügst über eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
Du bist kommunikationsstark und hast ein hohes Maß an Serviceorientierung
Du hast eine positive Einstellung und Spaß an der Arbeit im Team und freust dich Neues zu erlernen
Du hast Freude daran, Dich und Deine Energie aktiv für den Erfolg des Unternehmens einzubringen
Idealerweise bringst du Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder Administration mit
Sicherer Umgang mit gängigen Office-Anwendungen

Warum wir?

Unbefristete Festanstellung in einer zukunftssicheren Branche
Verantwortungsvolle Rolle mit Gestaltungsspielraum beim Aufbau des neuen Standorts
Ein kollegiales Umfeld mit flachen Hierarchien und offener Unternehmenskultur
Enge Zusammenarbeit mit Executive Assistant und Management
Flexible Arbeitszeiten und hybrides Arbeiten nach Absprache
30 Tage Urlaub für eine ausgewogene Work-Life-Balance

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Über uns

Die Smart Cyber Security GmbH ist ein führendes Unternehmen im Bereich der Cybersicherheit, das maßgeschneiderte Sicherheitslösungen entwickelt. In Zusammenarbeit mit spezialisierten Partnern bietet sie Software zur automatisierten Abwehr von Cyberrisiken an, die auf die Anforderungen ihrer Kunden abgestimmt sind. Ziel ist es, Unternehmen aller Größen – insbesondere kleine und mittlere Betriebe – durch innovative Schutzmechanismen zuverlässig vor Cyberangriffen und Datenverlust zu bewahren.

Your mission

Ensure the smooth day-to-day operations of the office
Organize and manage our new office location (equipment, order, processes)
Coordinate and manage external service providers, suppliers, and key contacts
Order and oversee office supplies, technical equipment, and office infrastructure
Support and relieve the Executive Assistant with administrative and organizational tasks
Organize appointments, meetings, and business travel
Prepare and follow up on meetings, including the creation and compilation of materials
Support the planning and execution of internal events, onboarding processes, and team activities
Act as an interface between management, the team, and external partners

Your profile

You are fluent in both German and English
You have strong organizational skills and work in an independent and structured manner
You are a strong communicator with a high level of service orientation
You have a positive mindset, enjoy working in a team, and are eager to learn new things
You are motivated to actively contribute your energy and skills to the company’s success
Ideally, you have prior experience in office management, assistance, or administrative roles
You are confident in using common office applications

Why us?

Permanent employment in a future-proof industry
A responsible role with creative freedom in building and shaping our new office location
A collaborative environment with flat hierarchies and an open company culture
Close collaboration with the Executive Assistant and management team
Flexible working hours and hybrid work arrangements by agreement
30 days of vacation for a healthy work-life balance

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About us

Smart Cyber Security GmbH is a leading company in the field of cybersecurity that develops customized security solutions. In collaboration with specialized partners, it provides software for the automated defense against cyber risks, tailored to the specific requirements of its customers. Its goal is to reliably protect companies of all sizes – especially small and medium-sized businesses – from cyberattacks and data loss through innovative protection mechanisms.

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